مصفوفة الأولويات “ستيفن كوفي”

وضع الدكتور “ستيفن كوفي” صاحب كتاب “العادات السبع للناس الأكثر فعالية” طريقة بسيطة جدا على هيئة مصفوفة لترتيب الأولويات. والطريقة تعتمد على تقسيم المهام أو الأشياء التي يريد الشخص القيام بها من ناحية الأهمية إلى أشياء مهمة وغير مهمة، ومن ناحية استعجالها إلى أشياء مستعجلة وغير مستعجلة.

وفي هذا الجدول أو المصفوفة نجد أنه تكونت لدينا أربعة مربعات أو مجموعات من المهام أو النشاطات، وهي:

  1. أشياء مستعجلة ومهمة:

وهذه الخانة تشمل الأزمات والمهام الطارئة التي لا يمكن تأجيلها، ومعظم هذه الأشياء إما أن تكون أشياء مهمة تم تجاهلها في الماضي (مثل امتحان كان يجب على الشخص بدء الدراسة لأجله من فترة، أو عرض تقديمي كان يجب بدء العمل عليه منذ زمن أو شخص عزيز تم تجاهله أو طلب من رئيس الشخص أو المسؤول عنه ينتظر القيام به منذ أسابيع) أو أن تكون أشياء طارئة ظهرت فجأة وأخذت الأولوية في ضرورة التعامل معها مثل: مرض شخصي أو مرض قريب أو صديق أو ظرف عائلي أو غير ذلك.

النصيحة التي يقدمها “كوفي” للتعامل مع هذه الأزمات هو تحديد تلك التي كان يمكن التنبؤ بها والتخطيط لها بشكل أفضل في المرة القادمة وبدء العمل عليها دون مماطلة، ومحاولة التعامل مع هذه الأزمات بسرعة وتفويض ما يمكن تفويضه منها للآخرين.

  1. أشياء غير مستعجلة ومهمة:

وهو المربع الأهم في مصفوفة كوفي لإدارة الوقت، و يشمل كل الأنشطة المهمة الغير مستعجلة: مثل التخطيط ووضع الأهداف والتعلم واكتساب المهارات وبناء العلاقات وممارسة الرياضة وغيرها من الأنشطة التي يميل الأشخاص للتضحية بها للتفرغ للمهام والأشياء المستعجلة سواء كانت مهمة أو غير مهمة.

وينصح ستيفن كوفي بإمضاء أكبر وقت ممكن في هذه المجموعة من الأنشطة، لأن التركيز عليها سيمنع الكوارث و الأزمات من الحدوث (وذلك بالدراسة للامتحانات قبل موعدها بفترة كافية مثلا، أو الاهتمام بالعلاقات الأسرية أو التخطيط للجانب المادي من حياة الشخص أو ممارسة الرياضة والاهتمام بالصحة). ولأن هذا المربع يحتاج لأكثر وقت يمكن أن يخصصه له الشخص، فينصح كوفي بالتقليل من الوقت الذي يمضيه الشخص في المربعين  الثالث والرابع ، و إمضاء ذلك الوقت في أنشطة هذا المربع.

  1. أشياء مستعجلة لكن غير مهمة:

وهو المربع الذي تشغله المقاطعات والأشياء المستعجلة غير المهمة مثل: المكالمات الهاتفية والاجتماعات غير الضرورية والزيارات الاجتماعية أو المقاطعات والمداخلات التي ليس لها هدف أو فائدة من الآخرين أثناء القيام بعمل ما.

ورغم أن هذه الأشياء قد تخدع الشخص بسبب استعجالها و تأخذ من وقته إلا أن القيام بها لا يعود بنفس كثير على الشخص والامتناع عنها أو تجاهلها لا يضره. وينصح كوفي بأن يقوم الشخص بتقليل الوقت الذي تأخذه منه الأشياء المذكورة في هذا المربع واستغلاله في النشاطات المهمة المذكورة في المربع الثاني .

  1. أشياء غير مهمة وغير مستعجلة:

وهو المربع الذي ينصح كوفي بالتخلص منه تماما، ويضم الأنشطة التي تأخذ من وقت الشخص ولا تعود عليه بأي نفع على الإطلاق وليست أيضا بالمستعجلة مثل: تصفح الانترنت لساعات طويلة دون هدف معين أو التحدث على الهاتف أو برامج المحادثة لساعات أو مشاهدة البرنامج تلو البرنامج على التلفاز بدون تركيز وبرغم كون تلك البرامج كلها غير ذات فائدة ومضيعة للوقت فقط.

وإن لجأ الشخص إلى هذه الأنشطة، فالنصيحة هي أن يقوم الشخص بإمضاء أقل وقت ممكن فيها، وأن يستغل باقي وقته في القيام بالأنشطة المهمة غير المستعجلة

هيئة التحرير 

772total visits,3visits today